Gestão de tempo e organização pessoal para estudos

Fonte imagem: Freepik

Olá! Estimo que esteja tudo bem com você.

Preparei este artigo sobre gestão de tempo e organização pessoal para estudos, para te auxiliar a incluir as atividades relacionadas aos seus estudos em sua rotina.

Os estudos precisam fazer parte da vida de todos os profissionais, visto que aprender novas habilidades e se atualizar é fundamental.

Mesmo que você opte por um curso na modalidade online, que proporciona certas facilidades na sua adaptação, é importante que você tenha atenção para não acumular muitas atividades (aulas, avaliações, revisões, etc).

Trago aqui algumas dicas e espero contribuir para facilitar a sua forma de conciliar a gestão do seu tempo em relação aos seus estudos.

1. Gestão de tempo

Um grande diferencial dos profissionais e estudantes de sucesso é a preocupação com a boa gestão de tempo, afinal o dia possui 24h e precisamos encaixar todas as nossas atividades (pessoais e profissionais) nesse período de tempo.

O seu tempo é algo mais precioso que o seu dinheiro, pois não é possível repô-lo com horas extras, trabalhos complementares, etc, então dê o devido valor a esse bem tão precioso.

Lembrem-se sempre que você é o dono do seu tempo e não ele que é o seu dono!

Antes de nos aprofundarmos nas temáticas relacionadas à gestão do tempo, quero te alertar para algo muito importante, ninguém nasce organizado e tudo pode ser aprendido (alguns terão mais facilidade do que outros, isso é natural e acontece em relação a tudo).

Além disso, a organização precisa fazer sentido para você, então não se frustre ou perca tempo tentando se encaixar em processos que, apesar de serem perfeitos para a vida de outras pessoas, não funcionam na sua vida.

Para poder gerir bem o seu tempo, é importante que você entenda a diferença entre o que é urgente, prioridade e importante. Esse é um ponto extremamente relevante e que vai te ajudar a administrar seu tempo e, consequentemente, a sua rotina.

No livro “Produtividade para quem quer ter tempo: aprenda a produzir mais sem ter que trabalhar mais”, o autor Geronimo Theml classifica as tarefas em:

1 - Tarefas de Produção - aquelas que te levam na direção dos seus objetivos.

1.1 - Produção com Margem - não possuem uma data limite ou você possui um longo prazo para realizar.

1.2 - Produção sem Margem - possuem prazo menor para realização ou uma data de entrega determinada.

2 - Tarefas de Ocupação - aquelas que precisam ser executadas, porém não te levam na direção dos seus objetivos.

2.1 - Ocupação Obrigatória - precisam ser realizadas (ex. limpar a casa, pagar contas, ir a uma consulta médica de rotina, etc).

2.2 - Ocupação Dispensável - aquelas que roubam a sua produtividade (ex. passar mais tempo do que o planejado nas redes sociais).

Essas informações provavelmente te ajudarão a entender três coisas que, geralmente, se confundem no entendimento geral: o que é urgente (produção sem margem), o que é prioridade (produção com margem) e o que é importante (ocupação obrigatória).

Além disso, agora você já poderá avaliar o que pode e o que não deve ser deixado de lado quando planejar a sua semana.

Para gerir o seu tempo, inicialmente, você precisa fazer um diagnóstico de como você está utilizando o seu tempo nesse momento. Para isso, deixarei o link de um quadro de administração do tempo (clique aqui) para que você preencha quais são as suas atividades (profissionais e pessoais) em todos os dias da semana.

Após preencher tudo, é importante que você faça uma análise aprofundada de como estão distribuídas as suas atividades, o que precisa ser remanejado e qual tempo você poderá separar para investir nos seus estudos.

Esse é o momento de aparar as arestas, ou seja, rever o que você faz e que pode ser demandado ou compartilhado com outras pessoas, o que não faz mais sentido para você nesse momento e o que pode ser retirado de sua rotina temporariamente.

Após estabelecer os dias e horários que vai se dedicar aos seus estudos, bloqueie esse período em sua agenda, pois é esse tempo que você utilizará para realizar as tarefas de produção (com e sem margem).

Tenha um ambiente minimamente adequado para estudar, pois você vai precisar se concentrar em suas atividades. Evite criar o hábito de estudar no sofá ou na cama, afinal esses são lugares utilizados para descanso e o nosso organismo já faz essa associação.

O seu material de estudos também precisa estar organizado, pois assim você não perderá tempo todas as vezes que precisar acessar uma anotação, por exemplo. Isso inclui o seu material digital também.

Gerir o seu tempo também inclui ter atenção ao que foi planejado para cada dia de estudo, as ações que você precisa realizar a cada dia para alcançar as metas propostas dentro do prazo ajustado.

Sugestão: Destaque no quadro de administração do tempo, quais são suas tarefas de produção e quais são de ocupação, pois assim ficará mais fácil visualizar como está dividida a sua semana e também optar pelo que realmente é urgente, o que é prioridade e o que é importante.

2. Organização Pessoal

Agora que você já fez o diagnóstico de como está utilizando o seu tempo, chegou o momento de se organizar para conseguir alcançar os seus objetivos.

Nesse momento é importante que você aprenda a traçar metas e entenda o que são metas reais e metas abstratas.

As metas abstratas são aquelas que não são claras e que deixam margem para que você fique em dúvida do que realmente precisa fazer para alcançar os seus objetivos. Podemos citar como exemplo, quando você se determina a se dedicar mais aos seus estudos, uma série de questionamentos surgem (mais quanto? / quando? / até qual momento? / de qual forma?...).

Já as metas reais são aquelas que deixam bem claro o que você precisa fazer, quando, prazos e tudo o que visa esclarecer quaisquer dúvidas que você possa ter em relação ao que precisa fazer para alcançar um determinado objetivo.

Cuidado! Não crie metas absurdas e que não sejam possíveis dentro da sua realidade. Não caia na armadilha de se comparar com outras pessoas ou com o que dizem na internet!

Por mais que as metas pareçam pequenas, inicialmente, elas poderão mudar ao longo do tempo. Os ajustes são sempre possíveis e bem-vindos.

Existem algumas perguntas que vão te ajudar a colocar as suas metas em prática:

• Qual é o seu objetivo maior?

• Qual é o seu tempo disponível (ou prazo) para alcançar esse objetivo?

• Para alcançar esse objetivo dentro do prazo, quantas horas você precisa se dedicar por semana?

• Para alcançar essa meta semanal, quantas horas você precisa se dedicar por dia?

• Dentro do seu dia, como você consegue distribuir essas horas que precisa se dedicar?

Após definir os períodos da sua semana que serão dedicados a esse novo projeto, chegou o momento de organizar a sua agenda, seja ela física ou digital.

Dica de aplicativo: Caso você prefira utilizar uma agenda digital, recomendo o Google agenda. Com essa ferramenta você poderá marcar seus compromissos separados por cores (pessoal, trabalho, etc), incluir outros participantes como convidados no agendamento de reuniões (aparecerá lembrete no e-mail deles e o compromisso também aparecerá na agenda Google deles), poderá agendar lembretes, além de diversas outras funções que facilitarão a sua rotina.

É importante que você destaque em sua agenda a sua atividade principal do dia e o tempo estimado para realizá-la, pois assim você terá sempre claro qual é o seu foco a cada dia e diminuirá consideravelmente as chances de procrastinar.

Outra ferramenta que vai te ajudar muito em sua organização são as listas e, da mesma forma como em relação a agenda, você também pode optar por realizá-las em papel ou pela versão digital.

Dica de aplicativo: Caso você prefira utilizar as listas digitais, recomendo o Google Keep, que além de ter um bloco de notas, em que você poderá guardar informações breves, possui a possibilidade de criação de listas. As suas listas e notas poderão ser compartilhadas com outras pessoas. Além disso, todo esse conteúdo fica sincronizado, então você poderá acessar do seu celular, computador e outros dispositivos com internet.

Listar as tarefas que você precisa realizar, além de te ajudar a não deixar nada importante de fora, ainda te trará a boa sensação de ticar o que já foi realizado e esse é um grande incentivo quando precisamos realizar diversas coisas.

Outro ponto importante é saber como ajustar metas, pois imprevistos e mudanças na rotina acontecem. Sugiro que anote na agenda um dia da semana para planejar a semana seguinte, preferencialmente sábado ou domingo, e:

• Reveja tudo o que ficou pendente da semana anterior;

• Realize as pequenas tarefas que forem possíveis de serem realizadas nesse momento e as que sobrarem deverão entrar no planejamento da semana seguinte;

• Planeje a semana seguinte com os ajustes necessários para que suas metas não sejam comprometidas.

Espero que o conteúdo te ajude a se organizar melhor e aproveitar mais os seus momentos de estudos.

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Até breve!

Natália Graciano

Advogada, mediadora e conciliadora de conflitos, turismóloga e especialista em marketing

Advogados, busquem sempre parceria com profissionais que possam ampliar ainda mais as suas possibilidades de atuação.

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