Por que a equipe de credenciamento do evento precisa saber sobre proteção de dados?

Olá! Estimo que esteja bem.

A equipe de credenciamento, geralmente, fica logo na entrada do evento, em um local com grande movimentação e, em alguns casos, com acesso a toda e qualquer pessoa e não apenas aos participantes do evento. 

No credenciamento é utilizada uma base de dados com informações das pessoas autorizadas a entrar no evento, além de informações referentes a tipos de acesso, brindes e etc. Geralmente essas informações são alimentadas da base de dados da equipe de RSVP, que confirmou a presença do participante e alguns dados que podem ir além dos necessários para o credenciamento, como, por exemplo, informações para hospedagem, transfer, emissão de aéreo, etc.

Além disso, o credenciamento é um ponto de suporte para outros profissionais do evento para, por exemplo, saber se um determinado convidado já chegou. Isso significa que o credenciamento do evento é um local muito dinâmico e, por isso, precisa de atenção especial com segurança, o que inclui a proteção de dados.

O que é a LGPD e para o que serve?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade, de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Apesar de ser uma lei de 2018, a LGPD entrou totalmente em vigor em agosto de 2021, visto que foi necessária a vigência progressiva em três etapas, as duas primeiras instituindo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e indicando diversas diretrizes que deveriam ser seguidas e, por fim, na última etapa, entraram em vigor os artigos que previam as sanções.

O direito à proteção de dados também foi incluído na Constituição Federal, como um dos direitos e garantias fundamentais.

Caso queira saber mais sobre as adaptações necessárias na área de eventos em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), clique aqui.

Quais cuidados são necessários no credenciamento de eventos?

É fundamental que o sistema seja alimentado apenas com as informações fundamentais para o credenciamento, pois assim, caso ocorra algum problema, outros dados mais sensíveis não estarão disponíveis para acesso.

Os profissionais que estão trabalhando no credenciamento devem ser informados de quais pessoas podem ter acesso a algum tipo de informação. É fundamental, caso não possa ir pessoalmente se apresentar, que seja disponibilizada foto do rosto da pessoa. Além disso, o ideal é que poucos tenham autorização de acesso às informações, pois assim, caso haja vazamento de dados, o mapeamento será feito de forma mais rápida e precisa.

É primordial que a equipe de credenciamento tenha um protocolo a seguir caso alguém não autorizado tente ter acesso aos dados dos participantes, assim, todos saberão exatamente o que fazer para minimizar as chances de vazamento de dados.

Criar a cultura de cuidado com os dados recebidos, de acordo com os ditames legais, minimiza as violações por incidentes humanos, visto que entender os motivos facilita a mudança comportamental.

As sanções previstas em lei vão desde advertência à proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados, a depender da infração cometida.

Sendo assim, é importante que as empresas que trabalham frequentemente com o tratamento de dados, pensem, por exemplo, em seguros que contemplem indenizações em caso de vazamento de dados, pois esse é um risco frequente e que pode causar danos irreversíveis.

Busque sempre profissionais qualificados para implementar, adequar a sua empresa e treinar a sua equipe em relação à proteção de dados e aumente a segurança jurídica dos processos realizados por todos os profissionais envolvidos.

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Até breve!

Natália Graciano

Advogada, mediadora e conciliadora de conflitos, turismóloga e especialista em marketing

Advogados, busquem sempre parceria com profissionais que possam ampliar ainda mais as suas possibilidades de atuação.

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